komunikasi bisnnis "PERENCANAAN PESAN BISNIS"

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Penentuan Tujuan

Secara umum pesan bisnis bertujuan untuk menjaga good-will perusahaan dimata audience. Tujuan pesan harus dinyatakan dengan jelas. Mengapa ? Karena pengirim pesan berharap audience memahami apa ide pokok yang akan disampaikan, sehingga akan membantu komunikator dalam membuat beberapa keputusan penting, seperti berikut :

a.       Untuk memutuskan apakah informasi akan disampaikan atau tidak

b.      Untuk menanggapi audience. Cara terbaik dalam menanggapi audience yaitu dengan memahami motif mereka.

c.       Untuk memfokuskan isi. Menetapkan tujuan pesan dengan jelas akan membantu memusatkan pada isi pesan. Komunikator sebaiknya hanya menyampaikan informasi yang penting dan relevan saja.

d.      Untuk menetapkan saluran dan media.

Cara Menguji Tujuan

            Setelah menetapkan tujuan, langkah selanjutnya adalah menguji apakah tujuan sudah dinyatakan dengan baik. Cara menguji dengan menggunakan empat pertanyaan berikut :

a.       Apakah tujuan realistis ?

Tujuan yang disampaikan hendaknya realistik, dapat dilakukan secara wajar.

b.      Apakah waktunya tepat ?

Penyampaian pesan harus mempertimbangkan masalah waktu.

c.       Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?

Dalam organisasi, siapa yang paling tepat dalam mengirimkan pesan ini ada hubungannya dengan tanggung jawab dan wewenang.

d.      Apakah tujuannya dapat diterima perusahaan ?

Tujuan yang disampaikan hendaknya dapat diterima oleh perusahaan, yang disampaikan tidak bertentangan dengan kebijakan umum perusahaan.

Analisis Audience

Ada beberapa tahap dalam menganalisis audience (pendengar / pembaca) yang akan dihadapi, yaitu:

a.       Menyusun profil audience.

Menyusun profil audience tergantung apakah audience itu sudah dikenal dengan baik atau belum. Berikut ini merupakan petunjuk yang dapat digunakan untuk membantu menganalisis audience (Vick & Gilsdroff: 6)

1.      Siapa audiencenya

2.      Informasi apa yang telah mereka miliki.

Jangan memberikan informasi dimana informasi tersebut telah diketahui oleh audience.

3.      Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan.

4.      Informasi teknikal apa yang mereka pahami.

Gunakan kata – kata yang umum, dan berikan penjelasan terhadap istilah teknis yang digunakan.

5.      Apa / bagaimana sikap mereka terhadap pesan.

Apabila audience mempunyai sikap setuju atau netral terhadap pesan, gunakan direct message, namun apabila pesan bersifat negative gunakan indirect message,

6.      Apa hubungan komunikator dengan audience

Hubungan dalam organisasi yang berbeda akan membutuhkan pesan yang berbeda.

7.      Tindakan apa yang diharapkan audience setelah menerima pesan ini

Dengan memahami tindakan yang diharapkan, akan membantu memfokuskan dan mengatur atau menyusun pesan untuk mendapatkan informasi yang diharapkan.

b.      Memuaskan kebutuhan informasi audience.

Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience akan informasi.

1.      Temukan apa yang ingin diketahui audience.

2.      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.

3.      Berikan semua informasi yang diperlukan.

4.      Yakinkan bahwa informasi itu akurat.

5.      Tekankan ide – ide yang paling menarik audience.

c.       Memuaskan kebutuhan emosional audience.

Penyusun pesan harus berusaha agar informasi dapat diterima dengan mudah. Pertama dengan memberikan alasan yang rasional, yang disebut pendekatan rasional. Selain dengan pendekatan rasional, komunikator dapat pula menggunakan pendekatan emosional audience.

d.      Memuaskan kebutuhan praktikal audience.

Buatlah pesan dengan seringkas mungkin

Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

a.       Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

1.      Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

2.      Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

3.      Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

4.      Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

5.      Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

b.      Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

c.       Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

Pemilihan Saluran dan Media

            Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui:

a.       Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan dalam praktiknya adalah yang paling banyak digunakan. Karena komunikasi lisan mempunyai beberapa kelebihan. Pertama, kemampuannya untuke memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Kedua, dengan komunikasi lisan membuat audience menjadi lebih nyaman, dibanding menggunakan tertulis atau elektronik. Ketiga, lebih sesuai untuk menyampaikan informasi yang controversial, karena reaksi audience dapat dibaca dari simbol – simbol non verbal atau dari bahasa isyarat mereka. Terakhir, digunakan untuk penyampaian pesan yang sifatnya sederhana dan audience tidak perlu catatan permanen.

b.      Komunikasi Tertulis

Kelebihan komunikasi tertulis yaitu, pertama, penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan yang akan disampaikan. Kedua, apabila pesan yang akan disampaikan bersifat kompleks, maka komunikasi tertulis ini yang dapat menyampaikannya dengan baik. Ketiga, apabila antara komunikator dan audience membutuhkan bukti permanen sebagai referensi di masa yang akan datang, maka komunikasi harus ditulis. Keempat, apabila jumlah audience banyak dan menyebar, maka yang paling efektif adalah dengan tertulis dan menyampaikannya ke audience tersebut.

c.       Komunikasi Elektronik

Yang sebaiknya dipilih manajer diantaranya E-mail, teleconference, dan fax. Saluran yang digunakan didasarkan pada:

1.      Keterbatasan umpan balik seketika.

2.      Kemampuan untuk menyampaikan isyarat – isyarat ganda, seperti gerakan tubuh, nada suara, dan raut muka.

3.      Penggunaan bahasa alamiah untuk menyampaikan hal – hal yang pelik

4.      Fakus pribadi yang memungkinkan.